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HostXpertz

Cabañas Kwepal: de gestionar reservas a lo “Picapiedra” a una operación profesional

Con Hotel Link, SiteMinder y soporte en español, Kwepal centralizó sus reservas, precios, canales y operación diaria en un solo lugar.

Hotel Link

SiteMinder

Cabañas

La Fortuna, CR

Para mí, abrir el calendario en la mañana y ver que todo está bien me da paz


Natascha Maldonado, propietaria

Refugio romántico
Una historia inspirada por el fuego y la naturaleza

Cabañas Kwepal nació en La Fortuna de San Carlos como una transformación de una cabaña familiar en una experiencia de hospedaje pensada para parejas, escapadas privadas y momentos especiales. Su nombre está inspirado en el fuego, el volcán y la calidez que define su esencia.

Cabañas Kwepal nace de ese significado de fuego. Estamos cerca del volcán y queríamos representar eso en el logo.”

Hoy, Cabañas Kwepal recibe parejas, familias pequeñas y huéspedes que llegan para celebrar aniversarios, propuestas de matrimonio y escapadas memorables.


El reto

Vender en varias plataformas sin perder el control

Antes de contar con una solución más integrada, Natascha debía revisar manualmente diferentes plataformas para confirmar disponibilidad, gestionar reservas y evitar errores. Cada reserva nacional o internacional implicaba entrar a varios sistemas, revisar fechas y asegurarse de que todo estuviera bien antes de confirmar.

Ella lo describe como una forma de trabajar “a lo Picapiedra”: funcional, pero desgastante.

Con el crecimiento del negocio, más cabañas, más canales y más movimiento comercial, Natascha entendió que necesitaba una operación más profesional.

“Cuando tienes más de dos o tres, sí es bueno tener una organización más profesional.”


Cuando el hospedaje crece, gestionar todo manualmente deja de ser suficiente

Calendario centralizado

La tranquilidad de abrir el calendario y ver reservas, disponibilidad y movimientos en un solo lugar.

Channel Manager

Más canales de venta conectados, sin enredar la operación.

Website + motor de reservas

Reservas directas y venta de experiencias extra desde la página web.

Precios y promociones

Una base para planificar campañas con meses de anticipación y vender mejor en fechas clave.

La Solución

Hotel Link, SiteMinder y soporte en español

Con las soluciones de HostXpertz, Cabañas Kwepal logró centralizar la gestión de reservas en un solo lugar. Natascha puede revisar el calendario, ingresar reservas manuales, cambiar precios, bloquear fechas, crear promociones y manejar reservas que llegan desde distintos canales.

Además, el apoyo de SiteMinder como Channel Manager le permite conectar su disponibilidad con distintas plataformas de venta, mientras Hotel Link funciona como el centro de control de su operación diaria.

“Todo está en un solo lugar. Puedo ver el calendario, puedo cambiar y poner diferentes precios. Ahí está todo.”

Reservas directas, página web y cobros más flexibles

Cabañas Kwepal también utiliza su página web para recibir reservas directas. Para Natascha, esto es clave porque permite que una persona pueda reservar sin tener que contactarla directamente, mientras ella sigue gestionando reservas nacionales de forma manual cuando el huésped prefiere escribir por WhatsApp.

“Una persona en Estados Unidos puede reservar directamente en la página sin tener ningún contacto conmigo.”

Además, Natascha buscaba una plataforma que le permitiera cobrar de forma más flexible: cobrar la mitad, cobrar el total o definir condiciones según la reserva.

“Buscaba una plataforma que me diera la opción de cobrar la mitad por adelantado y la otra mitad al llegar, o cobrar el monto completo.”

Natascha Maldonado, propietaria

Agenda tu asesoría

Más que software: una receta completa

Cuando se le pregunta cuál función tecnológica considera indispensable, Natascha no elige solo una. Para ella, su sistema de gestión y reservas funciona porque todo se complementa: calendario, página web, soporte, reservas, precios, canales y capacitación.


“No te puedo contestar un solo detalle porque es como que necesitas la sal, el azúcar y la harina para que sea un buen queque.”


Esta visión muestra que, para un alojamiento en crecimiento, no se trata solo de tener una herramienta aislada. Se trata de contar con un ecosistema que permita trabajar mejor.

El ingrediente secreto

Acompañamiento que reduce el miedo a la tecnología

Natascha reconoce que muchas personas sienten miedo de implementar tecnología o cambiar la forma en que manejan su hospedaje. Pero su experiencia con HostXpertz fue distinta porque recibió capacitación, videos, soporte y seguimiento constante.

“Te van a agarrar de la mano, como cuando uno agarra al bebé para que camine.”

Para ella, el acompañamiento es una de las razones por las que la plataforma funciona.

“Si no hubiese tenido soporte, no estaría ahorita con ustedes.”

El resultado

Una operación más clara, profesional y lista para crecer

Cabañas Kwepal pasó de revisar plataformas manualmente a tener una operación más organizada, con más control sobre sus reservas, precios, canales y disponibilidad. La tecnología no reemplazó la visión y estrategia de Natascha, pero sí le dio una base más sólida para hacerlo mejor.

Ella lo resume con una metáfora perfecta:

“Estamos en un buen barco, con un capitán y con todos los ayudantes alrededor para que uno esté bien protegido.”

¿Tu hospedaje ya creció más que tu forma de gestionarlo?

Con HostXpertz puedes centralizar reservas, canales, precios y soporte en una sola plataforma pensada para hoteleros que quieren trabajar con más claridad.